Considero que el guión en un Evento de Empresa es la parte mas importante para conseguir el éxito de una presentación.
El guion es la base que va a sustentar todo el acto y por eso adquiere especial relevancia durante el desarrollo del mismo.
Cuando un guion está bien estructurado, conseguiremos el objetivo que nos han encomendado. Pero antes de ponernos a estructurar y escribir, tenemos que conocer bien al cliente, conocer a fondo el producto o el objetivo de la reunión, conocer a los ponentes, así como su discurso, conocer el perfil de los asistentes, y por supuesto, conocer el espacio donde vamos a realizar el evento.
El éxito radica pues, en trabajar concienzudamente la presentación desde las reuniones previas a la realización del evento.
La primera toma de contacto con nuestro cliente (o en su caso, la agencia organizadora del evento), será fundamental para hacerse a la idea de “qué va el asunto”. Es más, sincerarnos con nosotros mismos y contestarnos en alto si estamos capacitados para realizar la tarea.
Confieso que más de una vez no acepté un trabajo por no sentirme cómodo con la situación, el guion, la temática… Mejor perder un trabajo que perder un cliente y nuestro prestigio. Quedar mal, no está en mi libro de estilo.
Solo después de tener una idea general y la temática del evento, necesitamos el máximo material que nos pueda ofrecer la compañía, para realizar el bosquejo inicial.
Crear una escaleta con los tiempos, los movimientos en escena, entradas y salidas de los ponentes, el paso a los posibles vídeos, etc…, nos dará una visión global para, entonces sí, comenzar a guionizar.
El Presentador
El papel del presentador del acto ha de ser como el de un director de orquesta, que aunque esté en primer término y sea visible por todos, tiene que pasar desapercibido para dejar protagonismo a los músicos y por ende a la sinfonía.
El protagonismo lo adquiere el producto, el logotipo o la institución que nos contrate. Ojo con querer ser “la estrella del espectáculo”. Nuestro papel ha de limitarse a dar la bienvenida a los invitados, crear el ambiente propicio en la sala y buscar el foco en el momento en que la atención decae.
Y sobre todo, saber hacer las transiciones entre las diferentes partes, entre los conferenciantes, o en los posibles descansos de la jornada.
De vital importancia es estar atento a todo lo que sucede, los imprevistos son habituales, y lo más probable es que un video “no entre”, un ordenador “se cuelgue”, o que un conferenciante se vaya de tiempo y tengamos que cortarle. Ya nada os digo si hay preguntas del auditorio y se enfrascan en un tema peliagudo. Tener mano izquierda, y algún as en la manga, no solo es estrictamente necesario, es lo más conveniente para poder solventar estas vicisitudes.
Uno solo puede salir airoso de una presentación, si el guion en un evento de empresa está bien estructurado, y lo conocemos a fondo. Tan sencillo y tan complejo como eso.